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面对面在办公室工作更加重要

2013-6-5 00:47| 发布者: chinanews| 查看: 27568| 评论: 0

雅虎已经禁止员工远程办公,称远程办公妨碍合作,降低工作效率。

由于现在有多种电子沟通方式,远程办公能够节省成本;当公司预算紧张时,尤其如此。

然而,从心理学的角度来看,远程办公有很多潜在的缺点。

研究表明,隔离对社会化的人有害,而与他人接触是人类的原始需求。

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“要成为最佳的工作场所,沟通和合作至关重要。因此我们需要肩并肩地工作。”

雅虎最近向全球员工发出的一分禁止公司员工“远程”工作的备忘录中如是说。自6月份起,除了特殊情况外,所有的雅虎员工要到办公室工作。备忘录直接了当的指出,那些无法遵守公司新规定的员工要同他们的管理层讨论“下一步计划”。

在当今的世界,廉价(甚至免费)的视频会议、即时通讯和电子邮件等无处不在。籍此,在家工作,甚至是在办公室以外的任何地方办公室工作似乎比以往更容易、更有效。

那么,为什么雅虎要明确禁止远程办公哪?在雅虎,电子沟通是其业务的生命线。此举令人称奇。

网上已经广泛披露了雅虎全球人力资源总监Jackie Reses的内部备忘录的细节。根据这一内部备忘录,雅虎认为远程工作对合作不利,同时降低工作的速度和质量。备忘录中还提到:“做一个雅虎人不仅仅要做好日常工作,更重要的是要互动和体验。而互动和体验只有在办公室才能完成。”

在举行面对面的商业会议的成本和收益的问题上,也有过类似的争论。随着大量电子沟通工具的出现和公司(尤其是业务遍及全球或区域的公司)面临的节省预算的压力,举行面对面会议的价值不断受到置疑。

除此之外,人们对面对面的会议抱怨很多。其中包括:员工日程安排很繁忙,面对面会议占用很多时间;面对面会议经常超时、老跑题、很少能做出什么决定;面对面会议无聊透顶。为此,通常电子会议受到热捧。

面对面的会议很重要

作为一个研究组织心理学的学者,我对面对面的会议何时和因何种原因很重要这一主题作过大量研究。所有这些研究为个人和公司更有效的开展工作提供了参考。

尽管电子沟通有很多好处,尤其就降低成本而言,然而使用电子沟通开会也有很多缺点。在使用电子沟通时,存在很多分心的机会,比如:其它的工作、查邮件、不相关的对话和其它分散注意力的事情。尤其是在家工作时,与会者通常不会像他们的同事想的那样(或他们的管理者希望的那样)参与到会议当中。

更重要的是,从心理学的角度看,面对面会议有几个积极的方面。这些积极的方面是利用电子沟通的手段召开的会议无法实现的。

首先,也许面对面互动最明显的好处就是:面对面。通过面对面会议,与会者能够积极参与,同时观察其它与会者的口头、非口头行为和其它细微的差别,比如:面部表情、手势和用其它方式无法扑捉到的动作。这些对于建立理解和合作都是很重要的。 对于团队内部会议是这样。对于由不同团队或不同的公司联合召开的会议,亦是如此。

当然,电子沟通的劣势是,电子沟通会带来潜在的误读。俏皮的短评可能容易被误读为反对或彻头彻尾的攻击。

社会动物

与此相关的是,在同一地点办公能够满足人类的一个原始需求。作为社会动物,我们需要与其他人接触,与他人隔离是有害的。邮件和电话会议不太可能满足这些需求,尽管Facebook等社会网络现在非常流行。事实上,对Facebook的大量使用显示,也许人们更加渴求社会朋友,而这一需求在他们日常的 “现实”工作和个人生活中却无法得到满足。

人们通常提到电子沟通有一个好处。那就是,电子沟通能够使参与者不需要在同一时间做出反应。也就是说,参与者可以在自己选择的时间做出回复,从而能够按照事情的轻重缓急做工作安排。当然,这可能有损决策的速度和质量。

反之,面对面的互动则要在同一时间进行,可能有利于做出更快更好的决策。

心理学家的社会交换理论特别强调交换关系。 根据这一理论,人际关系视为个体酬赏的交换。通过在同一地点工作,与会者或团队成员还能够建立这种交换关系,包括:谈判、好感、承诺或理解。但因为本身不太正式,这些交换关系不太容易通过电子沟通的手段实现。

透明和信任

面对面的关系亦能帮助个体之间建立透明和信任,其效果要远远超出其他形式的沟通。信任是建立有效的商业关系的重要组成部分。信任可以通过重复的互动,如正式“会议”或闲聊等其它形式,加以建立。

这不是说电子沟通不可以建立信任。但研究显示,通过电子沟通的方式建立信任要花更长的时间。

大量的研究也证实,通过面对面的接触,员工能更好地了解其是否适合现在所处的公司,以及能否成为公司决策过程的重要组成部分。比如,我们很多人都愿意参与同公司的高官举行的面对面会议。

在办公室工作,员工亦能通过观察其他员工的行为和情绪了解公司的相关规范、企业文化和运营方式。

这些因素对于增强团队和公司的凝聚力是很重要的。时间价值(比如按时上班)、公司权力层、公司提倡的行为和不提倡的行为等信息都是至关重要的。不在办公室办公很难轻易地了解这些信息。

意想不到的结果

在办公室工作还会产生一些意想不到但可能非常有利的结果。

尽管关注具体的工作非常重要,但在办公室闲聊可能会成为突破性创新的源泉。

雅虎的备忘录指出: “有些极佳的决策和见解来源于走廊和咖啡厅的讨论、会见新面孔和即兴的团体会议。”

这种即兴的讨论和会议不太可能通过电子沟通的方式实现。因为电子沟通会更加强调具体的话题。

比如,即兴的讨论能够帮助员工之间分享信息、情绪和工作方法,相互之间获取和给与支持。这是其它的手段无法达到的效果。

因此,在办公室工作存在很多心理上的益处。这些益处很有说服力,能够支持雅虎禁止远程工作的举动。

诚然,远程工作带来的财务收益,尤其是就减少旅行费用而言,很吸引人。但要确保,远程工作不会增加通常无形的成本,既:不会削弱公司有效率的开展工作、交流思想、激发创造力的能力,不会破坏知识经济的所有其它的推动力。

这并不是说用电子沟通代替面对面的会议无法提高沟通效率和减少企业总成本。

与其强调非黑即白、非此即彼的讨论,公司不如强调寻求两者的最佳组合,以便实现公司的长期目标。这样对公司才最有利。

理查•阿维(Richard Arvey)教授是新加坡国立大学商学院管理和组织系的系主任。本文的英文版首先发表于新加坡国立大学商学院ThinkBusiness网站。


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